Manapság talán az idő a legfontosabb és a legszűkebben rendelkezésre álló erőforrás, bár úgy teszel, mintha végtelenül rendelkezésre állna. Elfoglalt emberként azonban megfelelő időgazdálkodás híján hamar a végkimerülés állapotába juthatsz, és nem kerülheted el a hibákat sem.
[social_warfare]
Az időgzdálkodás egy tervezési folyamat, amelynek az a célja, hogy a rendelkezésedre álló időt a minél hatékonyabban beosztva, a legtöbb feladatot a legjobb minőségben végzed el. A hangsúly a „rendelkezésre álló”-n és a „lehető legtöbb”-ön van! Az időgazdálkodás nem csodaszer, tehát egy nap nem lesz több általa 24 óránál, és a teljesítőképességed határa sem tágul végtelenné. Ezért elsősorban nem mennyiségi, hanem minőségi változást kell elérned. Hogy folyamatosan megfelelő legyen a minőség, figyelni kell az egyensúlyra az eredmény és az ember között, azaz a termelés és a termelőerő karbantartására.
[bctt tweet=”Határozd meg a feladatokat és azt, hogy azok valójában mennyi időt igényelnek! Első lépésként tudnod kell, hogy ténylegesen mivel telik el egy napod.” username=”penzugyitanoda”]
Ennél a lépésnél nem az önbírálat a lényeg, hanem hogy megismerd a tényleges munkamenetedet. Meg kell tudnod, mennyi időt töltesz e-mailek megválaszolásával, hírolvasással, stratégiai tervezéssel, ha már vannak alkalmzottaid, munkájuk ellenőrzésével… Ne bízz abban, hogy hirtelen mindent sokkal gyorsabban csinálsz majd, inkább mérd fel, hogy valójában mire mennyi idő kell, hogy ne stresszeld magad feleslegesen. Vedd figyelembe a bioritmusodat, s máris hatékonyabban gazdálkodhatsz az időddel. És ne csak akkor legyél szigorú magadhoz, ha külső kényszer diktálja! Állj fel időben akkor is, ha a tennivalók között az edzés szerepel az adott idősávra.
A technológia is segíthet a hatékony időgazdálkodásban, akár ki is iktathatsz néhány feladatot a segítségével. Egy ERP-rendszer képes automatikusan riportokat készíteni, de már azzal is rengeteg időt spórol neked, hogy átláthatóbbá teszi a működést. A leghatékonyabb, ha időgazdálkodásodat „egy kézben” tartod: olyan szoftvert választasz, amely képes szinkronizálni a több helyről származó információt. Ha a naptár, a to-do-list és a fontos határidőket kezelő dokumentum közösen kezelhető, az nagy segítség. Több (mind fizetős, mind ingyenes) rendszer lehetővé is teszi. A mobil eszközökkel tágabb teret kapsz bizonyos feladatok elvégzésére, de ne gondold, hogy ezek önmagukban segítik a hatékony időgazdálkodást. Sokszor inkább nehezítik, hogy tényleg csak egy dologra koncentrálj egyszerre.
Bármilyen hasznos, a tennivalók listázása sem csodaszer. íme néhány tipp, amely segít hatékonyabbá tenni a munkádat!
- Csak az kerüljön a listádra, ami tényleg oda való. Sokan igyekeznek növelni a tételek számát, hogy látszódjon (önmaguk és mások számára), milyen elfoglaltak. Pedig ezzel csak értékes időt veszítenek el a tényleg fontos feladatoktól.
- Napi szintre bontsd le a tennivalókat. Egy olyan lista, amelyen az szerepel, hogy „valamikor el kell mennem a tisztítóba”, nem segít semmit.
- Határozd meg, hogy hány tétel szerepelhet a napi listádon.
- Határozd meg, hogy egy feladat meddig tolódhat. Ha egy hét alatt sem tudod elvégezni, amit hétfőre beterveztél, gondold át azt a tételt.
- A lista legyen konkrét. A „megkötöm a szerződést X. Y.-nal” nem az.
Bevált praktikák
● Tegyél különbséget a feladatok között! Mennyire fontosak, hosszúak, egyedül is el tudod-e végezni őket, vagy másokkal kell egyeztetned hozzá, mennyire igényelnek komoly agymunkát, és mennyi az általuk termelt nyereség? A kialakult mátrix kijelöli egyes feladatok nem mozdítható időpontját.
● A nagyobb feladatokat oszd kisebb, átlátható részekre!
● Ha tudod, hogy reggel aktívabb vagy, ebéd után viszont legszívesebben szundítanál egyet, akkor szervezd ennek megfelelően a napodat! Délelőtt végezd az agymunkát igénylő feladatokat, hagyd későbbre a rutindolgokat. Ezeket két nagyobb elmélyülést igénylő dolog közé is beiktathatod. Kellemes felüdülésnek fogod érezni egyiket a másik után.
● Igyekezz mindig változatosan szervezni a feladataidat, ne csináld egész nap ugyanazt! Ne hagyj ki olyan napi munkákat (például az e-mailek elolvasását), amelyek másnap pluszterhelést okoznak!
● Jutalmazd meg magad! Érdemes például pipálni az elvégzett feladatokat a listán, jó érzés lesz végignézni rajta! Vagy határozd el, hogy ha végeztél az adott dologgal, tartasz tíz perc szünetet. De nem előbb!
● A legjobb projekt a befejezett projekt. Ezért azokat a feladatokat, amelyek jellegükből adódóan „egy ülésben” elvégezhetők, ne szabdald több részre! Csak az agyadat terheled feleslegesen, ha kilépsz, majd újra vissza kell rázódnod.
● Egyszerre egy dologra koncentrálj! Ha már a következő tétel jár a fejedben a teendők listájáról, vagy közben „fél szemmel” beleolvasol valamibe, minden kétszer annyi ideig fog tartani. A koncentrálást nagyban segíti a rendezett munkakörnyezet. Érdemes lehet kikapcsolni a felugró értesítéseket és hasonlókat a számítóhépeden, okostelefonodon. Majd megnézed az új levelet, ha eljön az ideje.
● Ha valamit azonnal ki tudnál pipálni, ne tölts vele több időt csak azért, mert még nem járt le a határidő! Tűzz ki saját időkeretet az egyes feladatokra. Ha valamiről tudod, hogy egy óra alatt megvan és 9-re ütemezted, 10-re végezned kell. Ha nem sikerül, akkor is ugorj a következő feladatra. Ha ezt szigorúan csinálod, sokkal hatékonyabban dolgozol majd.
