Többen kérdeztek arról, hogyan rendezem a pénzügyi irataimat. Ebben a cikkben megosztom a rendszerem, mert ha nincs egy szervezett rendszer az összes pénzügyi papírmunkádhoz, az életed stresszessé válhat.Rendszerre van szükség, és rutint kell kialakítani a pénzügyi rendetlenség kezeléséhez.

Saját tapasztalatom, hogy a szervezett irodám és rendszerem leegyszerűsíti a pénzügyeimet, csökkenti a stresszt, segít felkészülni a váratlan eseményekre, és több időm marad a családommal való szórakozásra.

A működő rendszer eléréséhez meg kell határoznod, hogy mit tarts meg, hol tárold a pénzügyi irataidat, és mikor frissítsd pénzügyi nyilvántartásaidat. Ha papírhegyek vesznek körbe, ijesztőnek tűnhet a feladat, hogy mindent egy hatékony dokumentum-megőrzési folyamatba rendezz.

Elég egy egyszeri mélylevegő, hogy felaprítsd, amire már nincs szükséged, a többit pedig válogasd mappákba vagy iratgyűjtőkbe. Miután a rendszert felállítottad és befejezted, csak arra kell ügyelned, hogy a jövőben is rendezd és rendszerezd az iratokat.

Kezdetben egy kis időbefektetést igényel a már nem szükséges dolgok megsemmisítése, de utána ez egy egyszerű folyamattá válik.

MIT ÉS MEDDIG KELL MEGTARTANI?

Kezdetben fel kell tárnod és át kell olvasnod a birtokodban lévő dokumentumokat, és ki kell találnod, hogy mit jelentenek. Én hajlamos vagyok gyűjtögető lenni, ha papírról van szó, ezért folyton fel kell tennem magamnak a kérdést: “Mi a legrosszabb, ami történhet, ha ezt kidobom?”. “Lehet-e pótolni, ha mégis szükségem lesz rá?” “Lehet, hogy később szükségem lesz rá?”

Mindenképpen tartsd szem előtt a helykorlátokat. Nekem ez nehéz volt, mivel egy hatalmas irodából költöztem ki, és egy sokkal kisebb helyiségbe költöztem be. Amit a nagyobb irodámban meg tudtam tartani, az már nem fért bele a rendelkezésemre álló helyre. Új módszereket kellett kidolgoznom a nyilvántartásaim iktatására, és elektronikus lehetőségeket kellett használnom.

Bizonyosodj meg arról, hogy a legfrissebb információkat tartod meg, és dobd ki a régebbi feljegyzéseket. Ha például új lakásbiztosítási kötvényt kapsz, dobd ki a régit, és tartsd meg a legfrissebb dokumentumot. Ez biztosítja, hogy a dolgok ne halmozódjanak fel. Ha az információ már nem hasznos, ne tárold.

Mindig ez legyen a döntő tényező, amikor eldöntöd, hogy mit apríts fel, és mit tarts meg.

AZ ÉN HOSSZÚ TÁVÚ TÁROLÁSI MEGOLDÁSOM

Egy fehér dobozos akasztós-mappás rendszerezőt használok az összes hosszú távú szerződésem, és azookkal kapcsolatos feljegyzéseim tárolására.  A hosszú távú tárolás olyan dokumentumok számára készült, amelyeket korlátlan ideig meg kell őrizni. Az én dobozomban a következő kategóriáknak vannak mappáim:

• Nyugdíj-előtakarékosság
• Beruházások
• Adóbevallások-nyilatkozatok
• Bankszámlák
• Háztartás
• Jármű
• Biztosítások
• Létfontosságú dokumentumok

Az egyes függő mappák belsejében szabályos irattartó mappákat tartok, hogy még jobban rendszerezzem a dokumantumaimat, feljegyzéseimet. Például a járműre vonatkozó mappámban 4 irattartó mappa van minden egyes járműhöz. A biztosításra vonatkozó  mappában 2 mappa van az ingatlanok és az autók biztosításaihoz. Szeretem, ha a hosszú távú tárolásomhoz téma- és kategória típusú iktatási rendszerem van, mert így pontosan megtalálom, amire szükségem van, amikor szükségem van rá.

Az ADÓ mappát az összes adóbevallásomhoz és adónyilatkozatomhoz használom.

A fontos jogi dokumentumok, például a végrendeletem és a válási papírok másolatát a hosszú távú tárolóhelyemen, a létfontosságú dokumentumok között tartom.

Fontos, hogy olyan rendszert használj, amelyet megértesz és használni akarsz. Nem számít, hogy a járműdokumentumokat alkategóriák, például karbantartás, garancia- információk vagy biztosítási kötvények címke alatt iktatod, vagy mindent egy, minden egyes járművére felcímkézett kategória alatt. Csak az számít, hogy következetes legyen, és olyan rendszert válassz, amely a legkényelmesebb NEKED.

AZ ÉN RÖVID TÁVÚ TÁROLÁSI MEGOLDÁSOM

Ha bizonyos dokumentumokhoz azonnali hozzáférésre van szükséged, akkor azokat rövid távú tárolóhelyen kell tárolnod. Én egy fémiratgyűjtőt használok az összes havi számlám és a készpénzes borítékokból származó múltbeli készpénzköltés-követőim tárolására. A rövid távú tárolórendszeremet és a számlákat hónapok szerint rendszerezem, majd amikor látom, hogy a fizetés kiegyenlítődik, megsemmisítem őket. A nagy értékű tételek, például bútorok, számítógépek vagy más drága elektronikai cikkek esetében a számlát addig tartom meg, amíg a tárgy az enyém. Soha nem tudhatod, mikor kell igazolnod a vásárlást egy biztosítási kárigényhez.

Nem tárolom a napi kiadásokról szóló számláimat. Csak addig őrzöm meg őket, amíg frissítem a készpénzboríték-követőimet, és hozzáadom őket a kiadáskövetőmhöz. Mivel a készpénzborítékos módszert használom a költségvetés készítéséhez, nem használok bankkártyát a változó kiadásaimhoz, ami azt jelenti, hogy nem kell aggódnom amiatt, hogy a megfelelő összeg került-e le a folyószámlámról. Amint a számla felkerült a nyomkövetőmre, megsemmisítem őket.

Vannak olyan bizonylatok, amelyeket végül is megtartok. Az üzleti kiadásokról, orvosi költségekről, nagyobb, garanciával járó vásárlásokról vagy bármilyen adományról szóló nyugtát a hosszú távú tárolóhelyemen vagy az adóügyi iratgyűjtőmben tartom.

A VIZUÁLIS TÁBLÁM

A pénzügyi céljaim rendszerezésének egyik módja, hogy vizuális táblát használok. Szeretek olyan diagramokat használni, amelyek a pénzügyi utam során elért eredményeimet mutatják.

Én az a fajta ember vagyok, aki szereti, ha a dolgok MOST történnek meg, nem pedig később, és az, hogy korlátozottan tudom befolyásolni, mennyi időbe telik, amíg elérem a pénzügyi céljaimat, frusztráló.

Ezekkel a táblákkal minden egyes alkalommal, amikor fizetést teljesítesz vagy egy bizonyos összegű adósságot törlesztesz, egy vonalat, figurát színezel be. Ugyanez vonatkozik a megtakarításokra is.

IRATGYŰJTŐ, IRATGYŰJTŐ, IRATGYŰJTŐ

Hatalmas iratgyűjtős vagyok, és a legtöbbször szinte mindenhez van egy iratgyűjtőm. A mappák nagyszerűek a hasonló dokumentumok egy helyen történő tárolására. Az a nagyszerű dolog az iratgyűjtőkőkben, hogy nem csak papír tárolására használhatók. Végtelen számú lehetőség van a kiegészítőkre – a kötegelőfülektől az eszköztartókig vagy az indexelosztóktól az oldalvédőkig.

Íme a leggyakrabban használt iratgyűjtőim listája:

• Étkezési terv
• Adók
• Költségvetések
• Vállalkozási dokumentumok

Rendmániás vagyok, ezért szeretem a különböző tollakat, amelyeket az egyes iratgyűjtőknél használok, s átlátszó, lefűzhető tasakokban tartom, s ezeket a tasakokat az egyes iratgyűjtők elején tárolok. Ezután minden egyes iratgyűjtőt havi füles elválasztókkal rendszerezek.

A KÖLTSÉGVETÉSI DOSSZIÉM

Az általam használt költségvetési dossziét hónapok szerint rendszerezem. Itt tartom az összes költségvetési, megtakarítási tervemre vonatkozó információmat. Minden egyes hónapra a mappámban van:

• Üres költségvetési naptár a számláim felsorolásához az esedékességi dátumaikkal és azok összegével.
• A megtakarítási tervem az eseményekre és az ünnepekre.
• Számal-nyomkövető ahhoz a felsoroláshoz, hogy mely számlákat akarom kifizetni az egyes alkalmakkor, felsorolva a költségvetésben szereplő megtakarítási összegemet és a készpénzborítékom összegét. A számlakövetőm lényegében a költségvetésem.
• A nettó értékem frissítése.

A Költségvetési mappámat arra is használom, hogy abban tároljam és kövessem nyomon a cselekvési tervemet vagy olyan dolgokat, amelyekre hamarosan hivatkoznom kell. Ha kapok egy számlát, amivel kapcsolatban lépéseket kell tennem (azon kívül, hogy egyszerűen kifizetem), akkor azt a kötegem első tasakjába teszem, így állandóan emlékeztet, hogy lépéseket kell tennem.

A fő ok, amiért nem tartok külön mappát vagy dobozt az összes intézendő dokumentumomnak, az az, hogy ha nincs az orrom előtt, akkor elfelejtem megcsinálni. Ha olyan helyen tárolnám őket, amit nem nézek meg gyakran, az nekem sosem működne. Naponta legalább kétszer ellenőrzöm a költségvetési dossziémat, és folyamatosan ellenőrzöm az akciódokumentumokat, amelyeket a borító elején tárolok.

AZ ÉTKEZÉSI TERVEM

Az étkezési tervem iratgyűjtője a központi helye minden élelmiszerrel kapcsolatos dolognak. A mappámat hónapok szerint rendszerezem, és minden hónap tartalmazza:

• Éléskamra, fagyasztó és hűtőszekrény leltárlistája.
• Havi étkezési terv naptárat
• Étkezési terv ötletbörze munkalap
• Heti étkezési terv munkalapot
• Bevásárlási terv munkalap
• Bevásárlólista
• Az összes receptem kinyomtatva, amit az adott hónapban használok.

Heti étkezéstervező vagyok, és minden hétvégén elmegyek bevásárolni, vagy házhoz rendelem az étkezési tervemhez szűkséges hiányzó hozzávalókat. Ez azt jelenti, hogy minden havi lapon több heti étkezési terv és az egyes hetekhez tartozó receptek szerepelnek.

ADÓ

Mind a személyes, mind az üzleti adóbevallásomhoz tartok egy adó-dossziét. Mindkét mappát évenként rendszerezem, és minden évben tárolom az adóbevallásomat, a számlákat és minden olyan dokumentumot, amelyre az adóbevalláshoz szükségem van.

Nagyon szeretem, ha az adódokumentumaimat teljesen elkülönítve tartom a többi pénzügyi dokumentumtól, mert az adók esetében másképp kezelem az iratmegőrzést. Szeretem legalább 10 évig megőrizni az adóbevallásomhoz szükséges összes dokumentumot.

DOBOZOK

Szeretem a dobozokat tárolásra és szervezésre használni. Kicsik, nem foglalnak sok helyet, több dolog tárolására is használhatom őket, megfizethetőek, és sokféle kivitelben kaphatók.

Van két dobozom, amelyekben a költségvetésemből származó régi készpénzes borítékokat és kellékeket tárolom. Mindkét dobozomat az iroasztalom melletti szekrényben tartom, és könnyen hozzáférhetők. Ha vannak olyan készpénzborítékjaid, amelyeket a jövőben újra felhasználhatsz, javaslom, hogy találj ki egy tárolási megoldást számukra ahelyett, hogy egyszerűen kidobnád őket.

ELEKTRONIKUS FIÓKOK

Amikor kisebb irodába költöztem, meg kellett tanulnom és ki kellett alakítanom egy elektronikus rendszert a pénzügyi dokumentumok tárolására. Amikor csak tehetem, regisztrálom magam az elektronikus kimutatásokra, és az elektronikus számlákat és fizetési visszaigazolásokat havi mappákba rendezem, amelyeket az e-mail fiókomban hoztam létre.

A létfontosságú dokumentumok, például a születési anyakönyvi kivonat, a társadalombiztosítási kártya, a házassági anyakönyvi kivonat, a válási határozat, a végrendeletem, és a meghatalmazásom másolatát egy pendrive-on tartom. Az összes eredeti fájlomat biztonságosan tárolom egy másik helyen lévő, zárt széfben.

RENDSZERES TAKARÍTÁS

A pénzügyi rendetlenség rendezése csak az első lépés. Ahhoz, hogy a papírzűrzavart kordában tartsd, azt kell mondanod magadnak, hogy “ki a régivel, be az újjal”. Amikor például új autóbiztosítást kötsz, mindenképpen dobd ki a régit. Amikor megkapod az éves befektetési kimutatásokat, aprítsa fel az eddigi havi vagy negyedéves kimutatásokat.

Minden évben szeretek egy nagytakarítást végezni az irattáramban, és mindent megsemmisíteni, amire már nincs szükség. A költségvetési dossziémat és az étkezési terv dossziémat is minden évben pendrive-ra szkennelem, hogy szükség esetén vissza tudjak rájuk hivatkozni. Ezután az egész iratgyűjtőt megsemmisítem, és az új évben újrakezdem.

A lényeg

Fontos, hogy kialakíts egy rutint a pénzügyi rendetlenség megszüntetésére. Ez azt jelenti, hogy a leveleket azonnal meg kell nyitnod, és a dokumentumokat időben iktatnod kell. A szervezettség segíthet abban, hogy az adózás, a költségvetés és más pénzügyi projektek kevésbé legyenek stresszesek, és az életedet kényelmesebbé tegye, anélkül, hogy sok gondot okozna.

Ezeket olvastad már?

Mit jelet a “készpénz-szegénység” és hogyan lehet elkerülni?

Ez a 12 szokás segít elérni a pénzügyi szabadságot